Analisa SWOT dalam mutu pelayanan kebidanan

ANALISA SWOT

     Analisa SWOT digunakan untuk mengetahui kelemahan dan ancaman. Apakah akar kelemahannya dan bagaimana mengatasinya? Apa sebab timbul ancaman tersebut dan bagaimana cara mengatasi atau mengurangi tekanannya? Selanjutnya, bagaimana cara memanfaatkan kekuatan yang ada semaksimal mungkin, juga memnafaatkan peluang-peluang yang ada, sehingga peningkatan mutu dapat terus terlaksana? Hasil-hasil analisis tersebut, terutama cara-cara mengatasi kelemahan dan ancaman, dijadikan dasar perencanaan mutu strategis.

       Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya apa yang harus dikerjakan dan siapa yang akan mengerjakannya.

Beishline (1957) menungkapkan bahwa:

“Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab, mengapa hal itu harus dicapai.”

Pengertian dan tujuan

SWOT adalah singkatan dari bahasa inggris

S          : STRENGTHS (Kekuatan)

W        : WEAKNESSES (Kelemahan)

O         : OPPORTUNITIES (Peluang)

T          : THREATS (Ancaman)        

           

         Analisa SWOT berguna untuk menganalisa faktor-faktor di dalam organisasi yang memberikan andil terhadap kualitas mutu pelayanan atau salah satu komponennya sambil mempertimbangkan faktor-faktor eksternal.

Analisis SWOT dapat dibagi dalam lima langkah:

1.      Menyiapkan sesi SWOT.

2.      Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.

3.      Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.

4.      Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.

5.      Menganalisis kekuatan dan kelemahan.

Manfaat Analisa SWOT

Ø  Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi.

Ø  Sebagai tolak ukur.

Ø  Sebagai penuntun arah dalam melaksanakan mutu dalam suatu pelayanan.

Ø  Mengetahui kualitas dan kuantitas diri seseorang.

Ø  Meningkatkan mutu pelayanan.

Ø  Mengetahui solusi cara-cara mengatasi kelemahan dan ancaman.

Langkah-langkah penerapan:

Langkah 1:

        *  SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50-60 menit.

        *  Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.

     *  Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.

        *  Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT.

      *  Siapkan kartu dan kertas pencatat, tugas pencatat adalah mengisi matriks SWOT. 

Langkah 2:

* * Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu di isi tempelkan pada kertasa flipchart.

  * Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan didalam organisasi (internal) pada kartu lalu di tempelkan pada flipchart.

Langkah 3:

* Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan diluar organisasi (kesempatan eksternal) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pekayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.

* Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman eksternal) yang dapat menghalangi pemecahan masalah. 

Langkah 4:

* Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.

* Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. 

Langkah 5:

*  Masukkan kekuatan dan kelemahan pada matriks SWOT. 

* Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.

*  Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.

*  Masukkan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.

*  Hubungkan  kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.

* Kombinasi dimana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus di pelihara dengan baik supaya tetap ada.

*  Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negative dan harus dihindari.

* Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.

Catatan:

Analisis SWOT bukanlah akhir dari sebuah proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya saat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Alat ini cenderung berdasarkan pada “pendapat” dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada “kenyataan”.